01
Erlaubt
Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Anfahrt, Barrierefreiheit, Neupatientenstatus, Terminwunsch, Änderung, Absage und Rückruf.
Datenschutz und Sicherheit nachvollziehbar erklärt
Trust Center
Hier erfahren Sie, welche Daten PraxisPing für organisatorische Anfragen benötigt, wann sie gelöscht werden und welche Aufgaben bewusst bei Ihrem Team bleiben.
DatensparsamPraxis bleibt verantwortlichKeine Diagnose
Geltungsbereich
Organisatorische Rezeption, keine Medizinsoftware
PraxisPing beantwortet freigegebene allgemeine Informationen und verarbeitet Terminwünsche. Rezepte, Überweisungen, Befunde, Diagnosen, Symptombeurteilung, Triage und Therapie sind nicht Teil des angebotenen Workflows.
02
Übergabe
Freitext kann unerwartet sensible Angaben enthalten. Medizinische oder unklare Inhalte werden nicht bewertet, sondern an einen Menschen verwiesen.
03
Nicht angeboten
Keine Patientenakte, keine Diagnose, keine Rezept- oder Medikationsanfrage, keine medizinische Priorisierung und kein Notfallkanal.
Datenfluss
Welche Daten wohin fließen
| Vorgang | Weg | Datenminimum |
|---|---|---|
| Normaler Telefonanruf | Praxisanschluss → bedingte Rufweiterleitung → PraxisPing SIP → OpenAI Realtime → PraxisPing | Rufnummer, organisatorischer Gesprächsinhalt und Ergebnis nur soweit für Aufgabe oder Übergabe erforderlich |
| WhatsApp-Anruf | WhatsApp/Meta → PraxisPing SIP → OpenAI Realtime → PraxisPing | Business-Nummer, Rufkennung, flüchtiger Audiostream und erforderliches Gesprächsergebnis |
| WhatsApp-Nachricht | WhatsApp Cloud API/Meta → PraxisPing → konfigurierter KI-Dienst → PraxisPing | Nachrichteninhalt und Kanal-ID, soweit für Antwort oder Terminanfrage nötig |
| Telegram-Nachricht | Telegram Bot API → PraxisPing → konfigurierter KI-Dienst → PraxisPing | Nachrichteninhalt und Kanal-ID, soweit für Antwort oder Terminanfrage nötig |
| Sprachnachricht | Kommunikationsanbieter → flüchtiger Abruf → Speech-to-Text → PraxisPing | Audio wird nicht in der PraxisPing-Datenbank gespeichert; Transkript wird wie Text behandelt |
| Terminanfrage | PraxisPing → Praxisteam → optional Microsoft Outlook | Name, Terminwunsch, Patientenstatus und nur konfigurierte Pflichtangaben |
| Allgemeine Auskunft | Praxisprofil → PraxisPing → anfragende Person | Nur von Einrichtung gepflegte Fakten wie Zeiten, Anfahrt und Barrierefreiheit |
Je nach gewählten Funktionen können Meta, Telegram, Microsoft, OpenAI, Google sowie ein lokales KI-Modell beteiligt sein. Vor dem Einsatz erhält die Praxis eine Übersicht der konkret verwendeten Anbieter, Verträge und möglichen Verarbeitungsorte.
Speicherdauer
Nur so lange speichern, wie der Vorgang offen ist
PraxisPing speichert keine Audiodateien dauerhaft. Nachrichtenverläufe werden standardmäßig nach sieben Tagen bereinigt. Offene Termin- und Telefonaufgaben werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Nach finaler Terminbestätigung oder dem Erledigen einer Telefonaufgabe werden Kontaktdaten und Zusammenfassung sofort gelöscht.
Keine eigene Gesprächsaufnahme
Live-Audio wird zum Realtime-Sprachdienst gestreamt; Sprachnachrichten werden zur Transkription abgerufen. PraxisPing speichert diese Audiodateien nicht dauerhaft in der eigenen Datenbank.
Outlook wird Zielsystem
Nach erfolgreicher Bestätigung liegt der Termin im ausgewählten Praxiskalender. Dessen Löschung und Aufbewahrung verantwortet die Praxis nach ihrem eigenen Konzept.
Automatische Löschung
Abgelaufene Nachrichten und alte Anfragen werden automatisch entfernt. Kürzere Fristen können für Ihre Einrichtung vereinbart werden.
Nur Kennzahlen bleiben
Nach Abschluss einer Telefonaufgabe bleiben ausschließlich zusammengefasste Zähler wie angenommene Anrufe, vollständige Vorgänge, Übergaben und Fehler erhalten.
Technischer Stand
Bereit gebaut, je Praxis kontrolliert aktiviert
SIP-TLS-Brücke, OpenAI-Realtime-Sprachagent, Telefonregeln, WhatsApp Embedded Signup, WhatsApp Calling, Aufgaben und Nutzungsübersicht sind umgesetzt. Die Freischaltung einer konkreten Praxis hängt zusätzlich von Anbieter- und Unternehmensprüfung, verifizierter Nummer, Anschlusskonfiguration und erfolgreichen Testgesprächen ab.
01
Nummer und Anbieter
Die Praxis verbindet ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer und behält ihre normale Hauptnummer. Meta beziehungsweise der Telefonanbieter müssen die benötigten Funktionen bereitstellen.
02
Praxisregeln
Öffnungszeiten, Überlauf, zulässige Anliegen, Notfallhinweise und menschliche Übergabe werden vor dem Start festgelegt.
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Abnahme
Gesprächsqualität, Grenzfälle, Weiterleitung, Benachrichtigung und Löschung werden mit erfundenen Testfällen geprüft, bevor echte Kontakte verarbeitet werden.
Vor dem Einsatz
Unterlagen und Einstellungen gemeinsam prüfen
Datenwege unterscheiden sich je nach Kommunikationskanal und Kalender. Deshalb wird jede Einrichtung vor dem Start einzeln geprüft.
Verträge und Anbieter
Sie erhalten Informationen zu Auftragsverarbeitung, beteiligten Dienstleistern und möglichen Übermittlungen außerhalb der EU.
Regeln Ihrer Einrichtung
Gemeinsam legen wir erlaubte Zwecke, Patientenhinweise, Zugriffe und Löschfristen fest.
Technische Schutzmaßnahmen
Berechtigungen, Wiederherstellung, Umgang mit Störungen und Tests der aktivierten Dienste werden dokumentiert.
Datenschutzerklärung lesen →Maschinenlesbare Datenverarbeitung →