01
Erlaubt
Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Anfahrt, Barrierefreiheit, Neupatientenstatus, Terminwunsch, Änderung, Absage und Rückruf.
Datenschutz und Sicherheit nachvollziehbar erklärt
Trust Center
Hier erfahren Sie, welche Daten PraxisPing für organisatorische Anfragen benötigt, wann sie gelöscht werden und welche Aufgaben bewusst bei Ihrem Team bleiben.
DatensparsamDeutschland-firstKeine Diagnose
Geltungsbereich
Organisatorische Rezeption, keine Medizinsoftware
PraxisPing beantwortet freigegebene allgemeine Informationen und verarbeitet Terminwünsche. Rezepte, Überweisungen, Befunde, Diagnosen, Symptombeurteilung, Triage und Therapie sind nicht Teil des angebotenen Workflows.
02
Übergabe
Freitext kann unerwartet sensible Angaben enthalten. Medizinische oder unklare Inhalte werden nicht bewertet, sondern an einen Menschen verwiesen.
03
Nicht angeboten
Keine Patientenakte, keine Diagnose, keine Rezept- oder Medikationsanfrage, keine medizinische Priorisierung und kein Notfallkanal.
Datenfluss
Welche Daten wohin fließen
| Vorgang | Weg | Datenminimum |
|---|---|---|
| Telefonanruf im Überlauf | Praxisanschluss → SIP-Verbindung → KI-Sprachmodell → PraxisPing | Rufnummer, organisatorischer Gesprächsinhalt und Ergebnis nur soweit für Aufgabe oder Übergabe erforderlich |
| Textnachricht | Kommunikationsanbieter → PraxisPing → KI-Dienst → PraxisPing | Nachrichteninhalt und Kanal-ID, soweit für Antwort oder Terminanfrage nötig |
| Sprachnachricht | Kommunikationsanbieter → flüchtiger Abruf → Speech-to-Text → PraxisPing | Audio wird nicht in der PraxisPing-Datenbank gespeichert; Transkript wird wie Text behandelt |
| Terminanfrage | PraxisPing → Praxisteam → optional Microsoft Outlook | Name, Terminwunsch, Patientenstatus und nur konfigurierte Pflichtangaben |
| Allgemeine Auskunft | Praxisprofil → PraxisPing → anfragende Person | Nur von Einrichtung gepflegte Fakten wie Zeiten, Anfahrt und Barrierefreiheit |
Je nach gewählten Funktionen können Meta, Telegram, Microsoft sowie Dienste für KI und Spracherkennung beteiligt sein. Vor dem Einsatz erhalten Sie eine Übersicht der konkret verwendeten Anbieter und Verarbeitungsorte.
Speicherdauer
Nur so lange speichern, wie der Vorgang offen ist
PraxisPing speichert keine Audiodateien dauerhaft. Nachrichtenverläufe werden standardmäßig nach sieben Tagen bereinigt. Offene Termin- und Telefonaufgaben werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Nach finaler Terminbestätigung oder dem Erledigen einer Telefonaufgabe werden Kontaktdaten und Zusammenfassung sofort gelöscht.
Keine dauerhafte Audiodatei
Sprachnachrichten werden für die Umwandlung in Text verarbeitet, aber nicht als Audiodatei in der PraxisPing-Datenbank gespeichert.
Outlook wird Zielsystem
Nach erfolgreicher Bestätigung liegt der Termin im ausgewählten Praxiskalender. Dessen Löschung und Aufbewahrung verantwortet die Praxis nach ihrem eigenen Konzept.
Automatische Löschung
Abgelaufene Nachrichten und alte Anfragen werden automatisch entfernt. Kürzere Fristen können für Ihre Einrichtung vereinbart werden.
Nur Kennzahlen bleiben
Nach Abschluss einer Telefonaufgabe bleiben ausschließlich zusammengefasste Zähler wie angenommene Anrufe, vollständige Vorgänge, Übergaben und Fehler erhalten.
Vor dem Einsatz
Unterlagen und Einstellungen gemeinsam prüfen
Datenwege unterscheiden sich je nach Kommunikationskanal und Kalender. Deshalb wird jede Einrichtung vor dem Start einzeln geprüft.
Verträge und Anbieter
Sie erhalten Informationen zu Auftragsverarbeitung, beteiligten Dienstleistern und möglichen Übermittlungen außerhalb der EU.
Regeln Ihrer Einrichtung
Gemeinsam legen wir erlaubte Zwecke, Patientenhinweise, Zugriffe und Löschfristen fest.
Technische Schutzmaßnahmen
Berechtigungen, Wiederherstellung, Umgang mit Störungen und Tests der aktivierten Dienste werden dokumentiert.
Datenschutzerklärung lesen →Maschinenlesbare Datenverarbeitung →