01
Besetzt-Überlauf
Anrufe werden erst dann übernommen, wenn die Praxisleitung belegt ist oder eine festgelegte Wartezeit überschritten wird.
KI Agent · Telefonagent technisch bereit
KI-Telefonassistent für Arztpraxen: Anrufe strukturiert annehmen
PraxisPing nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team nicht ans Telefon gehen kann – bei besetzter Leitung, außerhalb der Sprechzeit oder als gezielter Überlauf.
Eigene PraxisnummerMenschliche ÜbernahmeKeine Diagnose
Direkte Antwort
KI-Telefonassistent für Arztpraxen: Anrufe strukturiert annehmen
Ein KI-Telefonassistent für Arztpraxen nimmt organisatorische Anrufe automatisiert an, fragt fehlende Angaben ab und stellt dem Team einen strukturierten Vorgang bereit. PraxisPing kombiniert diesen Telefon-Überlauf mit WhatsApp, Sprachnachrichten und Outlook-Prüfung. Medizinische Beratung bleibt ausgeschlossen.
Ausgangslage
Erreichbarkeit erhöhen, ohne jedes Gespräch zu automatisieren
Ziel ist nicht, den Empfang zu ersetzen. PraxisPing fängt klar definierte Situationen ab: Warteschlange voll, Team im Patientengespräch oder Praxis geschlossen. Alles außerhalb der freigegebenen Abläufe geht zurück an einen Menschen.
02
Anliegen vollständig erfassen
Name, Rückrufnummer, Patientenstatus und organisatorischer Grund werden im Gespräch abgefragt und als Vorgang gespeichert.
03
Kanalwechsel anbieten
Wenn sinnvoll, kann der weitere Ablauf per WhatsApp fortgesetzt werden – ohne Informationen erneut diktieren zu müssen.
Prozess
Vom verpassten Anruf zur bearbeitbaren Aufgabe
Sie legen fest, welche Fragen beantwortet werden dürfen, welche Angaben benötigt werden und wann Ihr Team übernimmt.
- 1
Weiterleitung festlegen
Praxis wählt Besetztfall, Feierabend oder definierte Zeitfenster und hinterlegt Begrüßung sowie erlaubte Anliegen.
- 2
Gespräch strukturieren
Assistent erklärt seine Rolle, erfasst organisatorische Angaben und wiederholt kritische Kontaktdaten zur Bestätigung.
- 3
Sicher übergeben
Team erhält Zusammenfassung und nächsten Arbeitsschritt. Unsichere Inhalte werden nicht eigenständig beantwortet.
Produktansicht · Telefon-Überlauf
Leitung besetzt, Rückrufwunsch gesichert
So wird aus einer unstrukturierten Anfrage ein nachvollziehbarer Vorgang für Ihr Team.
Eingang
„Ich erreiche niemanden und brauche einen Termin nächste Woche.“
PraxisPing
„Die Praxis ist gerade im Gespräch. Ich kann Ihren Termin- und Rückrufwunsch aufnehmen. Sind Sie bereits Patientin oder Patient?“
Übergabe ans Team
Vorgang: Terminwunsch · Bestandspatient · Rückrufnummer bestätigt · bevorzugt nachmittags
Ehrliche Grenzen
Was PraxisPing nicht verspricht
Wir zeigen offen, welche Aufgaben PraxisPing nicht übernimmt und welche Funktionen vor dem Einsatz gemeinsam geprüft werden.
Keine medizinische Beratung
PraxisPing diagnostiziert, priorisiert oder behandelt nicht. Medizinische, dringende und unklare Aussagen werden nach Praxisregel weitergegeben.
Kontrollierte Aktivierung
Die Sprach- und SIP-Verbindung ist technisch umgesetzt. Rufnummern, Weiterleitung, Gesprächsregeln und Übergabe werden vor Freischaltung trotzdem mit jeder Praxis getestet.
Menschen bleiben zuständig
Die Praxis bestimmt Wissen und Abläufe. Mitarbeitende sehen Vorgänge, bearbeiten Rückfragen und übernehmen Fälle, die nicht automatisiert werden dürfen.
Häufige Fragen
Was Sie vor einer Entscheidung wissen sollten
Funktionen, Grenzen und Voraussetzungen klar erklärt.
Was macht ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Er nimmt definierte organisatorische Anrufe an, fragt fehlende Angaben wie Name, Rückrufnummer und Anliegen nach und erstellt daraus eine Aufgabe für das Praxisteam. Medizinische Beratung und medizinische Priorisierung bleiben ausgeschlossen.
Wann übernimmt der Telefonassistent einen Anruf?
Die Praxis legt fest, ob die Übernahme bei besetzter Leitung, nach einer Wartezeit, außerhalb der Sprechzeiten oder nur in bestimmten Zeitfenstern erfolgt. Die Regel wird vor der Aktivierung mit Testgesprächen geprüft.
Für welche Anrufe eignet sich der KI-Telefonassistent?
Geeignet sind wiederkehrende organisatorische Anliegen wie Terminwünsche, Absagen, Rückrufe, Öffnungszeiten und Anfahrt. Unklare oder medizinische Inhalte werden direkt an das Team übergeben.
Ist der KI-Telefonassistent bereits verfügbar?
Die SIP- und Realtime-Sprachverbindung ist technisch umgesetzt. Die Freischaltung erfolgt je Praxis nach Anbieterfreigabe, Anschlusskonfiguration sowie technischen und inhaltlichen Testgesprächen.
Muss die bestehende Praxisnummer geändert werden?
Nein. Die vorhandene Nummer kann für Besetzt-, Überlauf- oder Feierabend-Situationen weiterleiten. Die genaue Einrichtung hängt vom Telefonanbieter der Praxis ab.
Kann PraxisPing gleichzeitig mehrere Anrufe annehmen?
Parallelität ist Teil des Telefonkonzepts. Eine belastbare Anzahl wird erst nach Abschluss der Pilot- und Lasttests veröffentlicht.
Gibt die KI medizinische Auskünfte?
Nein. Medizinische Fragen, Symptome und dringende Anliegen werden nicht diagnostiziert oder individuell beantwortet. Die Praxis legt stattdessen klare Hinweise und Übergabewege fest.
Wo werden Daten verarbeitet?
PraxisPing wird Deutschland-first entwickelt und der eigene Serverbetrieb ist in Deutschland vorgesehen. Eingebundene Kommunikations- und Kalenderanbieter können eigene Verarbeitungsorte haben; diese werden vor Vertragsabschluss transparent dokumentiert.
Kontrollierter Praxisstart
Passt PraxisPing zu Ihrem Empfang?
Nach einer persönlichen Live-Demo prüfen wir gemeinsam Rufweiterleitung, verifizierte WhatsApp-Nummer, Praxiswissen, Grenzfälle und Übergaben. Sobald die erforderlichen Anbieterfreigaben vorliegen, schalten wir den vereinbarten Ablauf kontrolliert frei.