Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die öffentliche Website, Demo- und Kontaktanfragen sowie die technischen Datenwege der PraxisPing-Kommunikationsplattform.

Stand: 24. Juli 2026

1. Verantwortlicher

2. Geltungsbereich und Rollen

Für den Besuch dieser Website sowie für Demo-, Kontakt- und Wartelistenanfragen ist der oben genannte Anbieter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Setzt eine Praxis PraxisPing für ihre Patientenkommunikation ein, bestimmt grundsätzlich die Praxis Zwecke, erlaubte Abläufe, Pflichtangaben, Zugriffe und Aufbewahrung. Die Praxis ist für diese Verarbeitung Verantwortliche; PraxisPing verarbeitet die Daten nach Weisung und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rollen, Unterauftragnehmer und konkrete Konfiguration werden vor der Freischaltung schriftlich festgelegt.

Freitext und Gespräche können trotz organisatorischer Begrenzung unerwartet Gesundheitsangaben im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten. PraxisPing fordert keine Diagnose oder Krankengeschichte als Standardangabe an, bewertet medizinische Inhalte nicht und ist kein Notfallkanal. Die Praxis muss für ihren Einsatz die erforderliche Rechtsgrundlage und Patienteninformation bestimmen.

3. Hosting und Server-Logs

Diese Website wird auf einem selbst verwalteten Server betrieben, der von Realtox Media (Inhaber: Felix Gassan) bereitgestellt wird. Beim Aufruf können technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssysteminformationen, Referrer-URL sowie die IP-Adresse.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb dieser Website.

4. Demo, Kontakt und Warteliste

Bei einer Anfrage verarbeiten wir insbesondere den angegebenen Namen, die geschäftliche E-Mail-Adresse, Praxistyp und Ort, freiwillige Angaben zum Empfangsbedarf, die Herkunftsseite sowie den Zeitpunkt der Anfrage. Bitte übermitteln Sie in diesem Formular keine Patienten- oder Gesundheitsdaten.

Bei einer ausdrücklich erteilten Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Soweit die Anfrage auf eine Demo, ein Angebot oder einen Vertrag gerichtet ist, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gelten. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widerrufen werden.

5. Konten, Sitzungen und Cookies

PraxisPing setzt keine externen Analyse- oder Marketingdienste und keine Marketing-Cookies ein. Auf der öffentlichen Website werden eigene, cookie-freie Reichweiten- und Leistungsmessungen durchgeführt. Dabei werden aufgerufener Seitenpfad, Zeitpunkt, Referrer-Host, freiwillig übermittelte UTM-Kampagnenangaben, grobe Gerätekategorie, Verbindungstyp sowie die Leistungswerte LCP, INP, CLS und TTFB gespeichert. Eine IP-Adresse, ein vollständiger User-Agent, eine persönliche Besucherkennung oder eingegebene Formularinhalte werden nicht in diesen Analyse-Tabellen gespeichert.

Die Messung dient dazu, technische Probleme, langsame Seiten und die Auffindbarkeit über Suchmaschinen beziehungsweise verweisende Dienste wie ChatGPT zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der datensparsamen Optimierung und Erfolgskontrolle der eigenen Website. Für geschützte Praxis- und Administrationskonten wird diese öffentliche Reichweitenmessung nicht ausgeführt. Dort werden nur technisch notwendige Sitzungsinformationen verwendet, damit Anmeldung, Zugriffsschutz und Abmeldung funktionieren.

6. Datenkategorien im Praxisbetrieb

Je nach freigeschaltetem Ablauf können Kanal- und Absenderkennung, Telefonnummer, Name, Patientenstatus, Rückrufzeit, Terminwunsch, Nachrichten- oder Gesprächsinhalt, Transkript, Zusammenfassung, Bearbeitungsstatus und technische Nutzungskennzahlen verarbeitet werden. Weitere Angaben werden nur erhoben, wenn die Praxis sie für einen geprüften organisatorischen Ablauf konfiguriert.

PraxisPing bietet keine Workflows für Diagnosen, medizinische Triage, Rezepte, Medikation, Überweisungen, Befunde oder Verordnungen an. Solche Angaben können in freier Kommunikation dennoch unerwartet genannt werden; sie werden nicht medizinisch bewertet und nach der konfigurierten Regel an einen Menschen verwiesen.

7. Meta, WhatsApp und WhatsApp Calling

Eine Praxis kann ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer über Meta Embedded Signup verbinden. Dafür gibt es den Weg für eine bereits in der WhatsApp-Business-App verwendete Nummer (Coexistence) und den Weg für eine reine Cloud-API-Nummer. Die Anmeldung und Nummernverifizierung erfolgen bei Meta; PraxisPing erhält das Meta-Passwort nicht. Technische Zugriffskennungen und Tokens werden mandantenbezogen und verschlüsselt gespeichert und beim Trennen der Integration entfernt, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

WhatsApp-Nachrichten werden über die WhatsApp Cloud API verarbeitet. Bei nativen WhatsApp-Anrufen verläuft die Sprachverbindung über WhatsApp/Meta, die PraxisPing-SIP-Brücke und den konfigurierten Realtime-Sprachdienst. Zusätzlich gelten die Bedingungen und Datenverarbeitungen von Meta beziehungsweise WhatsApp. Weitere Informationen: Meta-Datenschutzrichtlinie, Meta-Datenverarbeitungsbedingungen und Bedingungen für WhatsApp-Technologieanbieter.

Auch bei kundeninitiierten Nachrichten und Anrufen können Meta-Verbindungs- und Nutzungsdaten anfallen. Ob und in welchem Umfang WhatsApp als Kanal eingesetzt wird, entscheidet die jeweilige Praxis; alternative Kontaktwege dürfen dadurch nicht unbeabsichtigt ausgeschlossen werden.

8. KI-, Sprach- und Transkriptionsdienste

Für Telefongespräche und WhatsApp-Anrufe kann PraxisPing OpenAI Realtime einsetzen. Audio wird dabei während des Gesprächs gestreamt, um Sprache zu erkennen und die automatisierte Antwort zu erzeugen. PraxisPing zeichnet die Audiodatei nicht dauerhaft in seiner eigenen Datenbank auf; gespeichert werden nur die für Aufgabe, Übergabe und Nachvollziehbarkeit erforderlichen Inhalte gemäß Konfiguration.

Für textbasierte Verarbeitung kann je Einrichtung Google Gemini, OpenAI oder ein lokal betriebenes kompatibles Modell konfiguriert werden. An den gewählten Dienst werden nur die für den konkreten Ablauf erforderlichen Inhalte übermittelt. Laut OpenAI werden API-Ein- und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet; je nach Vertrag und freigeschalteten Datenschutzkontrollen können jedoch zeitlich begrenzte Sicherheitsprotokolle anfallen. Maßgeblich sind die konkrete Vereinbarung und Konfiguration. Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum, OpenAI Geschäftsdaten und API-Datenkontrollen.

Sprachnachrichten können flüchtig abgerufen und an den konfigurierten Transkriptionsdienst übermittelt werden. PraxisPing speichert die ursprüngliche Audiodatei nicht dauerhaft in seiner eigenen Datenbank; das Transkript wird wie eine Textnachricht behandelt. Speicherfristen des Kommunikations- und KI-Anbieters richten sich zusätzlich nach dessen Bedingungen und der gewählten Konfiguration.

9. Microsoft Outlook und Telegram

Eine Praxis kann freiwillig einen eigenen Microsoft-Outlook-Kalender verbinden. PraxisPing fordert dafür die delegierten Berechtigungen User.Read und Calendars.ReadWrite an. Damit können das angemeldete Konto und Kalender gelesen sowie ein kontrollierter Termin eingetragen werden, soweit das Microsoft-Konto selbst die Berechtigung besitzt. E-Mails und Kontakte werden nicht angefordert. Details enthält die Microsoft Graph Berechtigungsreferenz.

Alternativ kann eine Praxis freiwillig einen Google-Kalender verbinden. PraxisPing fordert nur die Identifikation des Google-Kontos, die Liste der verfügbaren Kalender sowie das Lesen und Bearbeiten von Kalenderereignissen an. Gmail, Google Drive und Kontakte werden nicht angefordert. Zugriffs- und Aktualisierungstokens werden verschlüsselt und praxisbezogen gespeichert. Wird die Verbindung getrennt, werden diese Tokens aus PraxisPing gelöscht. Details enthält die Google Calendar API-Berechtigungsübersicht.

Microsoft-Zugangs- und Aktualisierungstokens werden je Praxis verschlüsselt gespeichert und beim Trennen der Integration gelöscht. Die Praxis kann eine erteilte Berechtigung zusätzlich direkt bei Microsoft widerrufen.

Optional können praxisbezogene Telegram-Bots eingesetzt werden. Telegram erhält dabei die im Messenger üblichen Konto-, Kanal- und Verbindungsdaten; Nachrichten werden über die Bot API an PraxisPing übermittelt. Patientinnen und Patienten sollten vor Nutzung über diesen Kanal und vorhandene Alternativen informiert werden.

10. Empfänger, Verträge und Drittstaaten

Zugriff erhalten nur befugte Personen und technisch erforderliche Dienstleister. Je nach gewählter Konfiguration können insbesondere Realtox Media, Meta/WhatsApp, OpenAI, Google, Microsoft und Telegram beteiligt sein. Eine Weitergabe zu Werbezwecken durch PraxisPing findet nicht statt.

Vor dem Praxisbetrieb werden Auftragsverarbeitungsverträge, Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen sowie mögliche Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums geprüft. Solche Übermittlungen können je Anbieter auf Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder anderen gesetzlichen Garantien beruhen. Die konkret verwendeten Anbieter werden der Praxis vor Freischaltung dokumentiert.

11. Speicherdauer und Löschung

Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Demo-, Kontakt- und Wartelistendaten werden bis zur Erledigung, zum Widerruf oder spätestens zwölf Monate nach dem letzten sachlichen Kontakt gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Cookie-freie Seitenaufrufe und Web-Vital-Messwerte der öffentlichen Website werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Im Administrationsbereich werden daraus nur zusammengefasste Werte für einen Zeitraum von 30 Tagen angezeigt.

Nachrichtenverläufe in der PraxisPing-Datenbank werden standardmäßig nach sieben Tagen automatisch bereinigt. Offene Termin- und Telefonaufgaben werden standardmäßig spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Nach finaler Terminbestätigung und erfolgreicher Outlook-Übergabe beziehungsweise nach Erledigung einer Telefonaufgabe werden zugehörige Kontaktdaten, Inhalte und Zusammenfassung gelöscht. Aggregierte Zähler ohne Gesprächsinhalt können für Abrechnung, Fair Use und Betriebsauswertung länger bestehen bleiben.

Für die sichere Zuordnung späterer Terminänderungen oder Absagen kann PraxisPing eine sechsstellige Terminreferenz ausgeben. Der Code und der Patientenname werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als praxisgebundene kryptografische Prüfwerte. Die minimale Referenz zum Terminzeitpunkt wird spätestens nach 400 Tagen gelöscht, nach einer Absage deaktiviert und nach einer bestätigten Änderung ersetzt. Fehlversuche werden kurzfristig gespeichert, um automatisiertes Erraten zu begrenzen.

Abweichende oder kürzere Fristen können mit der Praxis vereinbart werden. Zielsysteme wie WhatsApp, Telegram oder Outlook sowie KI-Anbieter haben eigene Speicher- und Löschregeln, die zusätzlich zu konfigurieren beziehungsweise vertraglich zu prüfen sind.

12. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bei Daten aus einer Praxiskommunikation wenden Sie sich vorrangig an die jeweilige Praxis; PraxisPing unterstützt diese bei der Bearbeitung im vereinbarten Umfang. Für Website-, Demo- und Wartelistendaten können Sie die oben genannte E-Mail-Adresse nutzen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

13. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung bildet den aktuellen technischen Stand ab. Vor einem produktiven Einsatz werden Rollen, Verträge, Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Anbieter und die konkrete Konfiguration mit der jeweiligen Praxis gesondert festgelegt. Änderungen an Diensten oder Datenflüssen werden vor ihrer produktiven Nutzung berücksichtigt.

Eine technische Übersicht mit Datenflüssen und Produktgrenzen steht im PraxisPing Trust Center.

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