01
Öffnungszeiten und Anfahrt
Freigegebene Fakten können sofort beantwortet werden, auch wenn das Team nicht erreichbar ist.
KI Agent · Automatisieren, was wiederkehrt
Patientenanfragen automatisieren – mit klaren Grenzen
Geeignet sind häufige, regelbasierte Anliegen wie Öffnungszeiten, Rückrufwünsche, Terminanfragen und Absagen. Medizinische Aussagen und Rezeptanfragen bleiben außerhalb von PraxisPing.
Deutschland-firstMenschliche ÜbernahmeKeine Diagnose
Direkte Antwort
Patientenanfragen automatisieren – mit klaren Grenzen
Arztpraxen sollten Patientenanfragen schrittweise automatisieren: zuerst einen häufigen, risikoarmen Workflow auswählen, benötigte Angaben und Übergaberegeln definieren und anschließend mit echten Fällen messen. PraxisPing bündelt Telefon-Überlauf, WhatsApp und Kalenderprüfung, ohne medizinische Entscheidungen zu automatisieren.
Ausgangslage
Automatisierung scheitert meist an unklaren Ausnahmen
Ein Bot kann eine Standardfrage beantworten. Praxisalltag verlangt zusätzlich zu erkennen, wann Informationen fehlen, eine Regel nicht passt oder ein Mensch übernehmen muss. Genau diese Übergaben gehören in den Workflow.
02
Rückruf und Termin
Pflichtangaben werden vollständig erfasst, bevor eine Aufgabe im Posteingang landet.
03
Absagen und Änderungen
Anliegen werden früh sichtbar und sauber dem bestehenden Termin zugeordnet – zunächst mit menschlicher Kontrolle.
Prozess
Mit einem Workflow beginnen
Sie legen fest, welche Fragen beantwortet werden dürfen, welche Angaben benötigt werden und wann Ihr Team übernimmt.
- 1
Volumen wählen
Eine häufige Anfrage anhand realer Telefon- und Nachrichtendaten auswählen.
- 2
Regeln schreiben
Erlaubte Antworten, Pflichtangaben, Ausnahmen, Dringlichkeitshinweis und menschliche Zuständigkeit festlegen.
- 3
Vier Wochen messen
Vollständigkeit, Übergabequote, Bearbeitungszeit und Fehler erfassen; erst danach erweitern.
Workflow-Beispiel
Rückrufwunsch statt Zettel am Empfang
So wird aus einer unstrukturierten Anfrage ein nachvollziehbarer Vorgang für Ihr Team.
Eingang
„Bitte rufen Sie mich heute Nachmittag zurück.“
PraxisPing
PraxisPing erfragt Name, erreichbare Nummer, Zeitfenster und einen rein organisatorischen Betreff.
Übergabe ans Team
Aufgabe: Rückruf · heute 15–17 Uhr · Kontaktdaten bestätigt · Team zuständig
Ehrliche Grenzen
Was PraxisPing nicht verspricht
Wir zeigen offen, welche Aufgaben PraxisPing nicht übernimmt und welche Funktionen vor dem Einsatz gemeinsam geprüft werden.
Organisatorisch, nicht medizinisch
PraxisPing sammelt und ordnet Anfragen, trifft aber keine Diagnose-, Triage- oder Therapieentscheidung.
Keine stille Vollautomatik
Praxis definiert Freigaben, sieht Vorgänge und übernimmt unsichere oder nicht vorgesehene Fälle.
Pilotbetrieb
Abläufe werden mit wenigen Praxen validiert. Verfügbarkeit und Belastbarkeit können sich während des Piloten ändern.
Häufige Fragen
Was Sie vor einer Entscheidung wissen sollten
Funktionen, Grenzen und Voraussetzungen klar erklärt.
Welche Patientenanfragen sollte man zuerst automatisieren?
Häufige, risikoarme und klar regelbare Anliegen: Öffnungszeiten, Anfahrt, Terminabsagen oder Rückrufwünsche. Nicht mit medizinischer Bewertung beginnen.
Wie misst man den Erfolg?
Sinnvolle Kennzahlen sind vollständig erfasste Vorgänge, weniger Rückrufe, kürzere Bearbeitungszeit, Übergabequote und dokumentierte Fehler. Reine Gesprächszahl sagt wenig.
Kann PraxisPing direkt Termine buchen?
Der Pilot prüft Öffnungs-, Schließ- und Outlook-Belegungszeiten. Verbindliche Buchung bleibt kontrolliert und hängt vom konfigurierten Praxisablauf ab.
Braucht man dafür ein PVS?
Nein. Ein erster Workflow kann ohne PVS über Posteingang und Kalender laufen. Tiefere PVS-Anbindung hängt von Hersteller, Schnittstelle und Vertrag ab.
Kontrollierter Praxistest
Passt PraxisPing zu Ihrem Empfang?
Nach einer persönlichen Live-Demo prüfen wir gemeinsam Rufweiterleitung, Praxiswissen, Grenzfälle und Übergaben. Erst danach entscheiden Sie über einen begrenzten Pilot.